CRM para agencias nuevas

La palabra «datos» se encuentra en el vocabulario de todos los profesionales del marketing: quieren más datos, más estadísticas y más formas de usar esa información.

Pero muchas agencias no tienen un sistema para capturar y comprender sus propios datos, lo cual es particularmente importante en los procesos de ventas y seguimiento.

Los pronósticos y las predicciones tienen su lugar, pero la forma más valiosa de entender el ciclo de ventas de tu agencia (que incluye ver quién tiene más probabilidades de cerrarse y quién tiene más posibilidades de convertirse en cliente a largo plazo) es recopilar y extraer información del pasado.

No puedes hacer esto sin recopilar datos e información sobre tus triunfos y pérdidas del pasado. Una plataforma de gestión de la relación con el cliente (CRM) puede registrar toda esta información y mucho más.

Le preguntamos a un grupo de ejecutivos de agencias Norteamericanas por qué una plataforma CRM es fundamental para los esfuerzos de sus nuevos negocios. A continuación te mostraremos las 15 razones por las que deberías invertir en una plataforma CRM:

1) Sistematiza tus ventas

Usar un CRM ha sistematizado nuestros esfuerzos de desarrollo comercial. Esto significa que no debo ser el único empleado encargado de generar negocios. En cambio, puedo confiar en otros empleados para identificar y contactar a posibles empleadores; en ocasiones, incluso mejor de lo que yo podría hacerlo.

—Scott Meyer, CEO | 9 Clouds

2) Entiende los factores desencadenantes de un prospecto

En la actualidad, los negocios exitosos se basan en comprender los factores desencadenantes que impulsaron al prospecto a tomar una acción. ¿Cómo llegó una oportunidad de venta a nuestro sitio? ¿A través de un post sobre el ROI del marketing o al realizar concursos en Facebook? Cada uno de estos intereses iniciales crea una primera conversación muy distinta. Usar un CRM con la que puedas observar la línea de tiempo de una oportunidad de venta puede ayudar a los representantes de venta de las agencias a identificar rápidamente esos puntos desencadenantes mientras se preparan para la conversación. También los ayuda a adaptar mejor las llamadas de seguimiento de marketing al ajustar la etapa del ciclo de vida de una oportunidad de venta o al activar un flujo de trabajo que podría identificarse con ese prospecto.

—Andrew Dymski, Cofundador | GuavaBox

3) Establece recordatorios para evitar que haya fallos de comunicación

Muchas agencias no cuentan con un personal de ventas especializado. Así pues, las ventas recaen sobre el propietario, quien ya tiene demasiado trabajo y constantemente realiza varias tareas entre las operaciones comerciales, la gestión de un equipo, el desempeño de las responsabilidades diarias y el intento de atraer nuevas ventas.

En este tipo de entorno tan agitado y si la tienda está sobrecargada de trabajo, las actividades de venta a menudo suelen ser secundarias a la producción. Como es normal que los prospectos de ventas aún no confíen en la agencia, es imprescindible ofrecerles una primera experiencia positiva. Las agencias no pueden permitirse que las actividades de venta se les escapen ni correr el riesgo de perder a un prospecto. Los prospectos son muy valiosos para la agencia y por eso deben ser tratados con mucho cuidado.

Una plataforma CRM ayuda a aliviar la carga relacionada con el problema de tener muchas responsabilidades y evita que el prospecto tenga una mala experiencia que se pueda producir incluso por pequeñas demoras o fallos de comunicación, negligencia en el área de facturación, etcétera. Utilizar un CRM debería ayudar a las agencias más pequeñas a mantener un proceso de ventas organizado y adecuado para que los marcadores y memoria de la bandeja de entrada no se puedan duplicar. Al hacer esto también se acorta el ciclo de ventas.

—Mike Skeehan, Socio gerente | Salted Stone, Inc.

4) Almacena tus datos

La plataforma CRM es el corazón y el alma de tu agencia y tu activo más importante. ¿Por qué? Porque un CRM bien administrada es la idea esencial de cada relación comercial que tu empresa ha tenido: cada cliente, venta, oportunidad de venta, prospecto y socio de negocios. Esta cuenta con un registro completo de tu relación con cada uno de ellos. Si en ClearPivot perdiéramos nuestros activos físicos; ordenadores, mesas, sillas, etc., sería un accidente menor. Si perdiéramos la información de nuestro CRM, sería un desastre.

—Chris Strom, Director | ClearPivot

5) Conoce qué es lo importante

En mi opinión, un CRM se reduce a un simple punto: debes tener un equipo organizado en este panorama digital que se encuentra en constante cambio. Hay muchos elementos en movimiento en cada campaña inbound y un CRM permite que los equipos de ventas y marketing se concentren en dónde se encuentra un contacto en el recorrido del consumidor. Con un CRM puedes prestar atención a lo que tiene más importancia en cuanto a los contactos, las empresas, los negocios y lo principal; los ingresos.

—George Thomas, Estratega de inbound y marca | The Sales Lion

6) Descubre los desafíos que tiene una oportunidad de venta

El mayor beneficio que puedes obtener de un CRM es su capacidad de funcionar como un depósito de la información de las oportunidades de venta. Si puedes ver las interacciones de un prospecto con tus activos de marketing digital, puedes obtener información de los problemas y los desafíos que enfrenta.

—Alan Vitberg, Propietario | VitbergLLC

7) Busca (y concreta) más negocios

En el mercado actual tan competitivo para las agencias de servicios de marketing, es esencial encontrar no solo empresas que sean clientes calificados, sino también empresas que sean ideales para los servicios que proporcionas. Un CRM en conjunto con un sistema de información de las oportunidades de venta como HubSpot le permite a tu equipo de desarrollo de negocios conocer bien a sus prospectos antes de que ocurra la primera conversación. Esto te permite ejecutar una operación adecuada, con un desperdicio mínimo en el proceso de ventas y puede aumentar considerablemente tus posibilidades de encontrar, cerrar y retener clientes que permanecerán y prosperarán junto a ti en el futuro.

—John McTigue, Vicepresidente ejecutivo y copropietario | Kuno Creative

8) Descubre información sobre las oportunidades calificadas que se omitieron o perdieron

Si quieres que tu agencia crezca, debes gestionar a tus oportunidades calificadas de la forma más eficaz posible. No puedes perder ventas por no realizar un seguimiento adecuado. La mejor manera para que los dueños de empresas que se encuentran ocupados tengan un registro de todas las oportunidades calificadas de ventas es utilizar una plataforma CRM. El CRM te permite mantener un historial conciso y organizado de tus prospectos, lo cual es fundamental para un ciclo de ventas exitoso. También proporciona claridad conforme pasa el tiempo sobre problemas potenciales en tu proceso de ventas, ya que la capacidad de revisar todas las transacciones pasadas con todos los datos completos puede revelar coincidencias entre las oportunidades perdidas. Si quieres que tu agencia capture la mayor cantidad de clientes posible, invierte en una plataforma CRM.

—Eric Pratt, Socio gerente | Revenue River Marketing

9) Crea un ciclo de ventas consistente

El principal motivo para usar un CRM es garantizar que todos tus prospectos tengan un proceso de ventas consistente. Los representantes pueden olvidarse de algunas tareas, por lo que usar un CRM para automatizar ciertos flujos de trabajos y determinadas actividades los ayudará a reducir la cantidad de errores.

—Trent Dyrsmid, CEO | Groove Digital Marketing

10) Mide y mejora

Todo lo que se mide mejora. Los sistemas CRM (cuando se utilizan) te permiten y te obligan a medir tus canales de venta. Si quieres aumentar las ventas, debes usar un sistema CRM.

Además, un CRM te ayuda a seguir un proceso de ventas en el que mueves a las oportunidades de venta por las distintas etapas del embudo de ventas. Al hacer esto, puedes identificar si las oportunidades de venta se quedan atrapadas en ciertas partes del embudo. De ser así, puedes trabajar con el equipo de marketing para abordar algunas de las preguntas o preocupaciones en estos «puntos de bloqueo» y mejorar tu proceso con el tiempo.

—Spencer Powell, Director de inbound marketing | Inbound Educators

11) Mantén tu enfoque

Si estás ocupado proporcionando un excelente servicio a los clientes de tu agencia, es fácil desconectarte de las ventas y dejar que tu canal pierda fuerza. Nuestro CRM nos ayuda a mantenernos enfocados y organizados. Además, me permite colaborar con mayor facilidad en las transacciones con los miembros de otros equipos, puedo ver todo mi pipeline, entender nuestro flujo de transacciones y crear un plan para el crecimiento con más facilidad. Hemos integrado nuestro CRM con nuestra herramienta de automatización de marketing, por lo que también obtenemos información valiosa sobre cómo han estado interactuando los prospectos con nuestro contenido online antes de hablar con ellos.

—Marisa Smith, Líder brainiac | The Whole Brain Group

12) Entiende el contexto de las interacciones

Si realmente quieres seguir haciendo negocios y hacer que tu empresa crezca, un sistema CRM es fundamental. Es una realidad: no recordarás todos los detalles de todas las interacciones. Si no monitorizas la información de las interacciones entre el cliente y tu equipo, perderás el contexto que necesitas para entender realmente a tus oportunidades de venta y no podrás proporcionar información relevante a tus clientes.

Las empresas inteligentes utilizan un sistema CRM para asegurarse de que todos en su organización puedan entablar una conversación con un prospecto o un cliente sin tener que volver a revisar la información que ya se abordó previamente.

Con el contexto documentado de todas las interacciones entre el prospecto y tu empresa, tu equipo de ventas debería poder meterse de lleno, proporcionar un valor importante de inmediato y acortar el ciclo de ventas al aprovechar la información detallada de tu CRM.

—Gray MacKenzie, Cofundador | GuavaBox

13) Crea más conversaciones valiosas

Un CRM es el equivalente de ventas de HubSpot para el inbound marketing: es la herramienta que organiza los esfuerzos, monitoriza los resultados y proporciona transparencia al proceso de ventas.

Hay 3 personas que se benefician de una buen CRM: 1) el vicepresidente de ventas obtiene más y mejor información sobre las actividades y los pronósticos de ventas de su equipo; 2) el equipo de ventas está más organizado y ofrece interacciones más valiosas y agradables con los prospectos; 3) los profesionales del marketing obtienen mejores datos sobre la eficacia de las oportunidades de venta que se generan.

Incluso las agencias pequeñas que cuentan con una o dos personas encargadas del sector de ventas se pueden beneficiar de tener un CRM con flujos de colaboración, mantenimiento de registros y transacciones. En Knowmad hemos utilizado varias soluciones CRM. Como nuestra agencia y contactos siguen creciendo, es vital disponer de un historial de conversaciones, correos electrónicos e información sobre los clientes para ser socios que interactúan cada vez más con sus clientes y crear conversaciones más valiosas con los prospectos.

—William McKee, Socio | Knowmad

14) Establece el ejemplo para los clientes

Si alguna vez te quejaste de que tus clientes no aprecian el valor de las oportunidades de venta calificadas por ventas que creaste para ellos, no realizan el seguimiento de forma eficaz y te preguntas si deberías usar una plataforma CRM de manera interna, aquí tienes la respuesta.

Las agencias deben estar al máximo nivel; el mismo que esperan de los clientes, y emplear las herramientas y prácticas que recomiendan.

—Ed Marsh, Fundador | Consilium Global Business Advisors

15) Descubre las tácticas de marketing que proporcionan más beneficios

Si bien usar un CRM te beneficiará de manera interna para ordenar a las oportunidades de venta en tu equipo de ventas y realizar un seguimiento de los prospectos disponibles, hacer que tus clientes la usen es incluso más esencial. Sin las analíticas de circuito cerrado que proporciona un CRM, es muy difícil saber qué tácticas que generan las mejores oportunidades de venta. Si tu equipo de estrategia de marketing no puede perfeccionar sus tácticas con los comentarios del equipo de ventas del clientes, es imposible que puedas aumentar la tasa de éxito general de manera confiable y continua.

Escrito Laura Martinez Molera

Fuente Hubspot